Partita IVA e VIES: cosa vuol dire "non presente nel VIES"
Come è fatta la partita IVA italiana, cos'è il VIES della Commissione europea e perché una partita IVA regolare può non comparire nel suo archivio.
La partita IVA identifica chi svolge un'attività economica: imprese, professionisti, società. Prima di fare una fattura o un contratto con qualcuno è utile controllarla. Gli strumenti sono due, e spesso vengono confusi: la verifica formale e il controllo nel VIES.
Com'è fatta la partita IVA italiana
La partita IVA italiana ha 11 cifre:
- le prime 7 sono il numero di matricola del soggetto;
- le 3 successive indicano l'ufficio dell'Agenzia delle Entrate che l'ha rilasciata;
- l'ultima è una cifra di controllo, calcolata dalle altre dieci.
Grazie alla cifra di controllo si scopre subito un errore di battitura: se si sbaglia una cifra, il calcolo non torna. Questa è la verifica formale. Dice se il numero è scritto bene, non se esiste davvero o se l'attività è ancora aperta.
Nelle comunicazioni con l'estero la partita IVA si scrive con il prefisso del paese: IT seguito dalle 11 cifre.
Cos'è il VIES
Il VIES (VAT Information Exchange System) è il sistema della Commissione europea che collega gli archivi delle partite IVA di tutti i paesi dell'Unione. Serve soprattutto a chi vende o compra da un altro paese europeo: per applicare le regole IVA degli scambi tra paesi dell'Unione bisogna sapere se il cliente o il fornitore è registrato per quelle operazioni.
Quando lo Stato membro lo consente, il VIES mostra anche il nome e l'indirizzo del titolare della partita IVA. Per l'Italia di solito li mostra.
"Non presente nel VIES": la partita IVA è falsa?
Non necessariamente. È il punto che crea più dubbi. In Italia nel VIES compaiono solo le partite IVA abilitate alle operazioni intracomunitarie, cioè agli scambi con altri paesi dell'Unione. Chi lavora solo in Italia di norma non ha bisogno di questa abilitazione e quindi non compare, anche se la sua partita IVA è regolare e attiva.
L'abilitazione si chiede all'Agenzia delle Entrate quando si apre la partita IVA oppure in seguito, con una comunicazione online. L'Agenzia può escludere dall'archivio chi per un lungo periodo non fa operazioni con l'estero.
In pratica: un idraulico o un piccolo negozio con partita IVA regolare spesso risultano "non presenti nel VIES". Un'azienda che esporta in Germania invece deve esserci.
Come sapere se una partita IVA italiana è attiva
Per sapere se una partita IVA italiana esiste ed è attiva, anche senza abilitazione agli scambi europei, c'è il servizio gratuito Verifica partita IVA dell'Agenzia delle Entrate. Riassumendo:
| Controllo | Cosa dice |
|---|---|
| Verifica formale | Se il numero è scritto correttamente |
| VIES | Se è abilitata agli scambi con altri paesi dell'Unione, con nome e indirizzo se disponibili |
| Agenzia delle Entrate | Se una partita IVA italiana esiste ed è attiva |
Quando il VIES non risponde
Il VIES dipende dagli archivi dei singoli paesi e a volte uno di questi è fermo per manutenzione. In quel caso la risposta non è "non valida" ma "servizio non disponibile": basta riprovare più tardi. Appratico distingue sempre i due casi.
Fonti: Commissione europea, VIES on-the-Web e relative domande frequenti; art. 35 del DPR 26 ottobre 1972, n. 633; Agenzia delle Entrate, servizio "Comunicazioni opzione archivio VIES".